Déclaration de confidentialité

Qu’est-ce qu’une déclaration de confidentialité ?

Nous voulons nous assurer que les titulaires de police (« vous ») comprennent les informations que nous détenons à leur sujet, la manière dont nous les utiliserons et à quelles fins. Nous sommes également tenus par la législation sur la protection des données de vous expliquer certains points. La présente déclaration de confidentialité vise à exposer ces points.

Qui est le responsable du traitement des données ?

Nous sommes les « responsables du traitement des données » (inscrits en tant que tels auprès de l’Organisme de réglementation). Ainsi, nous sommes responsables de la façon dont nous détenons et utilisons les informations à caractère personnel vous concernant. Conformément à la législation en matière de protection des données, nous sommes tenus de vous communiquer les informations contenues dans la présente déclaration de confidentialité.

Il est important que vous lisiez la présente déclaration, ainsi que toute autre déclaration de confidentialité que nous pouvons fournir à des occasions spécifiques, lorsque nous collectons ou traitons des informations à caractère personnel vous concernant, afin que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons ces informations.

La présente déclaration a été publiée le 12 décembre 2019 et constitue la dernière version de notre politique de confidentialité relative à vos données. Nous nous réservons le droit de modifier la politique de confidentialité. Toute version ultérieure ou modifiée sera téléchargée sur notre site internet.

Principes de protection des données

Nous veillerons à ce que les informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet soient :

utilisées de manière licite, équitable et transparente

collectées uniquement à des fins précises et légitimes que nous vous aurons clairement expliquées et ne soient pas utilisées d’une manière incompatible avec ces fins

adéquates, pertinentes et limitées au strict nécessaire en lien avec les finalités que nous vous avons indiquées

exactes et tenues à jour

conservées d’une manière ne permettant pas votre identification plus longtemps que nécessaire et uniquement pour la durée requise aux fins que nous vous avons indiquées

conservées en toute sécurité

conservées sans être transférées vers un autre pays, excepté si des protections adéquates sont mises en place

Quelles informations vous concernant utiliserons-nous ?

Les données à caractère personnel, ou informations à caractère personnel, désignent toute information sur une personne permettant d’identifier cette personne. Elles n’incluent pas les données où l’identité a été supprimée (données anonymes).

Il existe également des « catégories particulières » de données à caractère personnel sensibles qui nécessiteront un niveau de protection plus élevé.
Les types de données à caractère personnel que nous collecterons, conserverons et utiliserons à votre sujet comprennent :

●        votre nom (y compris le cas échéant), votre nom de jeune fille

●        votre date de naissance

●        votre adresse

●        vos coordonnées

●        votre sexe

●        votre situation familiale et vos personnes à charge

●        vos personnes à contacter en cas d’urgence et votre statut d’immigration

●        votre passeport/carte d’identité

●        vos informations fiscales

●        vos coordonnées bancaires

●        vos informations de connexion et votre photographie

●        Catégories particulières de données à caractère personnel

Il existe également des « catégories particulières » de données à caractère personnel plus sensibles que nous pouvons également collecter, traiter et conserver. Ces catégories particulières peuvent inclure :

●        votre couleur de peau ou origine ethnique, vos croyances religieuses, votre orientation sexuelle et vos opinions politiques

●        toute information concernant votre état de santé, notamment vos dossiers de congés maladie

●        Ces catégories particulières de données à caractère personnel nécessitent un niveau de protection plus élevé et nous veillerons à assurer cette protection.

●        Comment vos informations à caractère personnel sont-elles collectées ?

●        Nous recueillons des informations à caractère personnel vous concernant à partir de votre formulaire de proposition, de votre police d’assurance, ou directement auprès de vous ou de l’un de nos courtiers.

●        Comment et pourquoi utiliserons-nous vos informations à caractère personnel ?

Comme vous le comprendrez, nous devons utiliser vos informations à caractère personnel pour exécuter, dans la mesure où les circonstances le permettent dans le contexte de l’Administration de la Société, le contrat conclu avec vous.

Dans la plupart des cas, nous utiliserons vos informations à caractère personnel pour :

●        nous conformer à nos obligations légales

●        nous conformer à nos obligations légales en tant que Co-administrateurs d’Elite Insurance Company Limited (en cours d’Administration) nommés le 11 décembre 2019

●        si l’utilisation de vos données à caractère personnel est dans notre intérêt légitime (ou ceux d’un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne supplantent pas ces intérêts

●        protéger vos intérêts (ou ceux d’une autre personne)

●        (en de rares occasions) si cela est nécessaire dans l’intérêt public

Situations dans lesquelles nous utiliserons généralement vos informations à caractère personnel :

●        l’administration de votre police d’assurance (dans le contexte de l’Administration)

●        (le cas échéant) la révocation de toute police d’assurance

le transfert d’informations aux gestionnaires de sinistres et/ou à d’autres prestataires de services tiers pour la gestion de tout sinistre dans le cadre de votre police d’assurance (pour plus d’informations sur le prestataire de services concerné, veuillez nous contacter (voir les coordonnées ci-dessous))

le contact avec les gestionnaires de sinistres des courtiers, les conseillers juridiques et le Financial Services Compensation Scheme, aux fins de nous conformer à nos obligations contractuelles envers vous et pour toute fin susmentionnée

le contact, le cas échéant, avec les organismes de réglementation (tels que la Commission des services financiers de Gibraltar et la Financial Conduct Authority d’Angleterre et du Pays de Galles)

la gestion et la planification de l’Administration.

À qui d’autre vos informations à caractère personnel pourraient-elles être communiquées ?

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données à des sous-traitants tiers si la loi l’exige, lorsque cela est nécessaire pour gérer notre relation professionnelle ou pour tout autre intérêt légitime. Ces tiers comprennent les prestataires de services informatiques et les autres fournisseurs de services de données. Nous exigeons des tiers qu’ils respectent la sécurité de vos données et qu’ils les traitent conformément aux législations.

En outre, nous pouvons être tenus de communiquer certaines de vos données à caractère personnel à d’autres créanciers. Les données qui seront communiquées se limiteront aux informations qui doivent spécifiquement être divulguées en vertu de la législation sur l’insolvabilité. Nous ne transférons aucune donnée à caractère personnel en dehors de l’EEE.

Pendant combien de temps vos informations à caractère personnel seront-elles conservées ?

Nous ne conserverons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour détruire, ou effacer de nos systèmes, toutes les données qui ne sont plus nécessaires.

Les dossiers de données à caractère personnel devront également être conservés par l’Administrateur, pour qu’il se conforme aux conditions de sa nomination. Ainsi, pour notre mission (et la mission de l’Administrateur) l’expression « plus long que nécessaire » ne signifie pas nécessairement que les dossiers seront détruits à l’expiration de votre police. Par exemple, même si votre police a été résiliée, nous serons toujours tenus de conserver un dossier de certains détails ; par exemple, les numéros de police, même après leur résiliation. Selon les cas, l’Administrateur devra conserver certaines informations (à des fins de tenue des registres) même après la fin de sa mission.

Comment vos informations à caractère personnel seront-elles protégées ?

Nous prenons très au sérieux la sécurité de vos informations à caractère personnel et nous avons mis en place des contrôles internes et des mesures de sécurité pour les protéger.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées permettant d’éviter que vos données à caractère personnel soient accidentellement perdues, utilisées, consultées, modifiées ou divulguées sans autorisation. Les données à caractère personnel ne seront transférées aux sous-traitants que s’ils acceptent de se conformer à ces mesures, ou s’ils instaurent eux-mêmes des mesures adéquates.

En outre, nous limitons l’accès à vos informations à caractère personnel aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui doivent en prendre connaissance à des fins professionnelles. Ils traiteront uniquement vos informations à caractère personnel selon nos instructions et seront soumis à une obligation de confidentialité.

Votre obligation de nous informer des modifications

Il est important que les informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos informations à caractère personnel changent au cours de votre relation professionnelle avec nous.

Quels sont vos droits concernant vos informations à caractère personnel ?

Vous disposez de certains droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel, notamment des droits suivants :

Droit d’être informé(e) : vous avez le droit de recevoir des informations claires, transparentes et facilement compréhensibles sur la façon dont nous utilisons vos données à caractère personnel et vos droits ; ce qui fait l’objet de notre présente déclaration de confidentialité

Droit au retrait du consentement : vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment dans les circonstances limitées où vous l’aviez donné pour la collecte, le traitement et le transfert de vos informations à caractère personnel à des fins spécifiques

Droit d’accès : vous pouvez demander d’accéder à vos données à caractère personnel. Ainsi, vous pouvez recevoir une copie des données à caractère personnel que nous détenons vous concernant et vérifier que nous les traitons en toute légalité

Droit à l’effacement : ce droit vous permet de nous demander d’effacer ou de supprimer des données à caractère personnel lorsque nous n’avons plus de raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander d’effacer ou de supprimer vos données à caractère personnel si vous avez exercé et fait valider votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous), si nous avons traité vos informations illégalement ou si nous sommes tenus d’effacer vos données à caractère personnel pour nous conformer à la législation locale. Veuillez toutefois noter que nous ne pourrons peut-être pas toujours nous conformer à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande

Droit de corriger ou d’effacer vos informations : si nous détenons des informations vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les rectifier, de les compléter ou de les supprimer

Droit de limiter le traitement : dans certaines circonstances, vous avez le droit de limiter certains traitements de vos informations à caractère personnel, ce qui signifie que vous pouvez nous demander de limiter nos actions avec celles-ci. Par exemple, vous nous demandez de suspendre le traitement de vos données à caractère personnel dans les scénarios suivants : (a) si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude des données ; (b) si notre utilisation des données est illégale mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions ; (c) si vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n’en avons plus besoin, car vous avez besoin d’établir, d’exercer ou de défendre des réclamations légales ; ou (d) si vous vous êtes opposé(e) à notre utilisation de vos données, mais que nous devons vérifier si nos bases juridiques prévalent

Droit de vous opposer au traitement : vous pouvez vous opposer au traitement de vos informations à caractère personnel dans certaines circonstances, notamment si nous les utilisons aux fins des intérêts commerciaux légitimes de la Société

Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de nous demander et de réutiliser vos données à caractère personnel à vos propres fins. Toutefois, ce droit ne s’applique que lorsque le traitement est effectué par des moyens automatisés, aux données à caractère personnel que vous nous avez fournies vous-même (pas aux autres informations), et si le traitement est basé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat

Droit de déposer une réclamation : vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’organisme de réglementation (voir les coordonnées ci-dessous) concernant toute question relative à vos informations à caractère personnel en utilisant les coordonnées ci-dessous. Cependant, nous prenons nos obligations très au sérieux. Ainsi, pour toute question ou préoccupation, nous vous encourageons à nous les signaler en premier lieu, afin que nous essayions de les résoudre.

Demandes d’accès de la personne concernée

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données à caractère personnel (ou pour exercer l’un des autres droits). Cependant, nous pouvons refuser de répondre à votre demande si elle est clairement infondée, répétitive ou excessive.

Pièces et informations demandées

Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour confirmer votre identité et vérifier votre légitimité à accéder aux données à caractère personnel (ou à exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité pour s’assurer que les données à caractère personnel ne sont pas divulguées à une personne non autorisée. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander de plus amples informations concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse. Délai de réponse : Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dès que raisonnablement possible et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

Demandes d’accès de la personne concernée

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données à caractère personnel (ou pour exercer l’un des autres droits). Cependant, nous pouvons refuser de répondre à votre demande si elle est clairement infondée, répétitive ou excessive.

Délai de réponse

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dès que raisonnablement possible et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

Notre organisme de réglementation

Notre organisme de réglementation est la Gibraltar Regulatory Authority (la « GRA »). Coordonnées de la GRA :
Gibraltar Regulatory Authority
2nd floor
Eurotowers 4
1 Europort Road
Gibraltar
GX11 1AA

Tél : (+350) 20074636

E-mail : info@gra.gi

Coordonnées

Pour toute question concernant un quelconque élément de cette déclaration de confidentialité, n’hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez contacter directement les Administrateurs uk_elite@pwc.com